Die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten, kann einen großen Beitrag leisten, die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter*innen zu schützen und die Ausbreitung des Coronavirus insgesamt einzudämmen. Wir haben für Sie einige Informationen und Hinweise rund um das Thema Homeoffice zusammengestellt. 

Themen: 

Vertragliche Vorrausetzungen für die Arbeit von Zuhause 

Arbeiten im Homeoffice setzt das Einverständnis des Mitarbeiters voraus. Dies geschieht durch die Aufnahme in den Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Vereinbarung. Demnach können die Beschäftigten nicht einfach ins Homeoffice geschickt werden, wenn vorher keine Vereinbarung getroffen wurde. Es kann aber nachträglich ein Zusatz zum Arbeitsvertrag erstellt werden, indem Details über das Arbeiten im Homeoffice festgelegt werden. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis erklärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt. 

Mitarbeiter werden in Quarantäne geschickt 

Wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Infektion krankgeschrieben wird, kommt Homeoffice nicht in Frage. Bei vorsorglicher Quarantäne muss die Person von Zuhause arbeiten. Details dazu müssen im Arbeitsvertrag geregelt sein, sowie das technische Equipment zur Verfügung stehen. 

Regelungen und Voraussetzungen beim Homeoffice 

Arbeitszeiten: Arbeits- und Pausenseiten gelten auch für den heimischen Arbeitsplatz. Hier empfiehlt sich aufgrund der Erreichbarkeit Pausenzeiten vorher festzulegen. 

Arbeitsschutz: Bei der Einführung von Homeoffice gelten dieselben Regeln bezüglich des Arbeitsschutzes wie für den betrieblichen Arbeitsplatz. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers dies zu prüfen. 

Arbeitsunfälle: Arbeitsunfälle am privaten Arbeitsplatz werden von der gesetzlichen Unfallversicherung übernommen. Natürlich muss hier genau zwischen privater und dienstlicher Tätigkeit differenziert werden. 

Was muss beim Thema Datenschutz beachten werden? 

Zudem empfiehlt es sich, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Der Umgang mit personenbezogen Daten sollte sollten automatisiert, mit Hilfe von IT-Einrichtungen und über verschlüsselte elektronische Kommunikationswege stattfinden.  

Weitere Hinweise: 

  • Daten sollten verschlüsselt werden und der Transport der mobilen Geräte nur im gesperrten Zustand erfolgen, um den Schutz der gespeicherten Daten weitestgehend zu gewährleisten 
  • Sperrung von USB-Zugängen und anderen Anschlüssen. 
  • Keine Anbindung von externer Hardware (Drucker etc.) 
  • Keine private Nutzung der beruflich zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung. 
  • Regelmäßige Schulung / Fortbildung der Beschäftigten zum datensicheren und datenschutzgerechten Umgang mit mobilen Geräten. 

Weiter Informationen dazu finden Sie unter: 

Steuern 

In der Regel können Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer bis zu einer Höhe von 1.250 Euro als Werbekosten geltend gemacht werden. Eine Voraussetzung dafür ist, dass demjenigen für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit, kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Laut Angaben des Finanzamtes gilt dies auch für den Zeitraum, indem wegen der Coronakrise von uhause gearbeitet wird. 

Ausstattung und Voraussetzung

Schnelle Internetverbindung: Wichtige Vorrausatzung für das mobile Arbeiten ist eine ausreichend gute Internetverbindung, um mit seinen Mitarbeitern und der der Firma in Verbindung zu bleiben: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein. 

Erreichbarkeit/Kommunikationskanäle festlegen: Festlegen über welchen Kanal die Kommunikation stattfindet, um weiterhin einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten. 

Gibt es keine Firmenhandys, sollte trotzdem die reguläre telefonische Erreichbarkeit sichergestellt werden, z.B. über die Einrichtung einer Rufumleitung. Überprüfen Sie dazu die Möglichkeiten Ihre Telefonanlage entsprechend einzurichten. Es gibt aber auch die Möglichkeit auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps zu installieren, die eine Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern zulassen (z.B. Placetel).  

Das Arbeiten in Teams: In der Regel empfiehlt sich die regelmäßige Aufgabenplanung in einer gemeinsamen Videokonferenz festzulegen. Außerdem sollten schriftliche Kommunikationskanäle innerhalb von Teams festgelegt werden (z.B. durch die Erstellung von Gruppen bei Microsoft Teams). 

Ausrüstung am Arbeitsplatz: Ideal ist die Bereitstellung von fertig konfigurierten Rechnern durch den Arbeitgeber. Die Nutzung von privaten Rechnern der Mitarbeiter*innen ist auch möglich. Allerdings ist die klare Trennung von privater und beruflicher Nutzung sinnvoll, um Sicherheitsprobleme, die bei privater Anwendung entstehen, zu umgehen. 

So stelle ich die Trennung sicher: 

  • Durch einen Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann. Sinnvoll ist an dieser Stelle auch die Zwei-Faktoren-Authentifizierung Verbindung. Dazu müssen einmal Login-Daten durch den Mitarbeiter eingeben werden und weiterhin erfolgt eine Freischaltung z.B. über das Smartphone oder eine andere Hardware. 
     
  • Weiterhin sollte auch darauf geachtet werden, dass nur bekannte Geräte an den Rechner angeschlossenen werden. Es empfiehlt sich daher den Anschluss von USB-Sticks einzuschränken. 

Sicherheit bei der IT-Nutzung: Achten Sie darauf, dass die Rechner immer auf dem aktuellen Stand sind, indem Sie regelmäßige Updates von Betriebssystemen und Anwendungssoftware insbesondere für Browser und Sicherheitssysteme durchzuführen. Selbiges gilt auch für die Hardware (z.B. Router). 

Zusätzlich sollte auch im Homeoffice das Arbeits- oder Endgerät mit Logindaten geschützt werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu Remote-Desktop haben. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes ist auch ratsam der Sperrbildschirm zu aktivieren. 

So Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter

  • Versichern Sie sich, dass Ihren Mitarbeitern*innen ein geeigneter Heimarbeitsplatz zur Verfügung steht 
  • Stellen Sie die nötigen technischen Mittel bereit 
  • Suchen Sie einen Ansprechpartner*in bei Fragen und technischen Problemen 
  • Informieren: Abklärung arbeitsrechtlicher Fragen und Ansprüche  
  • Legen Sie Kommunikationskanäle, den Umgang mit externen Kunden, Arbeitsleistung und die Bearbeitung von Aufgaben fest 
  • Hilfreich sind tägliche Teamabsprachen z.B. durch eine Telefon- oder Videokonferenzen  
  • Sprechen Sie Arbeits- und Pausenzeiten ab, um die Erreichbarkeiten abzustimmen  
  • Unterstützung von Mitarbeitern die noch keine Homeoffice Erfahrung haben mit Tipps zur Organisation. Hilfreich sind z.B. Arbeitsroutinen festzulegen. 

Förderungen bei der Schaffung von Homeoffice Arbeitsplätzen

Als kleines und mittleres Unternehmen (KMU) oder Handwerksbetrieb unter 100 Mitarbeitern, können Sie ab sofort finanzielle Unterstützung erhalten, wenn sie kurzfristig Homeoffice-Arbeitsplätze schaffen wollen. Der Förderumfang umfasst bis zu 50 Prozent der Kosten bei einer unterstützenden Beratung durch ein vom BMWi autorisiertes Beratungsunternehmen. Der Antrag erfolgt über das Förderprogramm „go-digital“ des BMWi. Weitere Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz oder einer Vorjahresbilanz von höchstens 20 Millionen Euro profitieren. 

Gefördert werden die individuelle Beratung sowie die Umsetzung von Homeoffice-Lösungen. Zunächst müssen Sie ein autorisiertes Beratungsunternehmen in ihrer Region suchen und mit ihm einen Beratervertrag abschließen. Der max. Beratertagessatz liegt bei 1.100 Euro und einem max. Förderumfang von 30 Tagen. Anschließend übernimmt das Beratungsunternehmen alle weiteren Schritte: von der Beantragung der Förderung über die Umsetzung passgenauer und sicherer Maßnahmen bis hin zur Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen. 

Aufgrund der Dringlichkeit gibt es vorrübergehende Änderungen im Beantragungsprozess (zum Thema Home Office): Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn beim Thema Home Office ist möglich. KMU müssen nicht wie bei den anderen Modulen etwa 8 Wochen auf den Zuwendungsbescheid warten, sondern können gemeinsam mit dem Go-Digtial Berater einen Antrag über das Portal easy-Online einreichen. EuroNorm prüft kurz den Antrag und bestätigt den Eingang. Nach Eingangsbestätigung kann die Beratung beginnen.
Mehr Infos erhalten Sie hier: https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html
Regionale Go-Digital-Berater finden Sie auf dieser interaktiven Karte: https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/Karten/Beratersuche-go-digital/SiteGlobals/Forms/Formulare/beratersuche-go-digital-formular.html

Link zum Antrag: 
https://foerderportal.bund.de/easyonline/nutzungsbedingungen.jsf?redirectFrom=/easyonline/formularbearbeitung.jsf 

Weitere Hinweise und Infomaterialien zum Thema  

Unsere CORONA-Hotline 

02324/5648-0 

Bleiben Sie gesund!

Ihre EN-Agentur

Published by Dietrich Dinges in News